Тимчасово недоступний: Навіщо і як дзвонити людям в епоху месенджерів
Якихось двадцять років тому фраза "Набери мене, коли будеш під'їжджати до дачі" викликала б щонайменше подив. Смартфони стали природною і незамінною частиною наших переміщень: тепер нас можна дістати всюди і це великий плюс. Але це ж і мінус - тепер нас можна дістати всюди. Ми інакше стали ставитися до питань особистого простору і бізнес-комунікації: деякі люди зовсім перестали користуватися телефоном для дзвінків, вважаючи їх чимось непристойним, архаїчним і недоречним.
Телефони змінили в нашому житті багато і, серед іншого, дозволили нам врешті-решт перестати по ним говорити. Всього кілька років тому питання "Ввічливо чи дзвонити колезі або бізнес-партнеру?" просто не виникало. Ось його номер, дзвонити можна з десяти до шести, якщо не бере трубку - значить, пішов обідати, повернеться на робоче місце і передзвонить, почувши повідомлення на автовідповідачі. А якщо ми маємо в своєму розпорядженні не робоча номером, а мобільним - чи можна дзвонити тоді? А якщо він працює з дому і у нього маленька дитина? А раптом він на зустрічі? Може бути, краще спочатку кинути СМС? Або взагалі написати в твіттері? Сьогодні народжується новий телефонний етикет, і правила стосуються не тільки телефонів, а й месенджерів, електронної пошти та багато чого іншого.
Голос або текст?
Письменник і редактор Business Insider Ніколас Карлсон визнається, що більшу частину електронних листів він читає через додаток на своєму смартфоні і надходить в такий спосіб: на 5% листів він дає дуже швидкий і короткий відповідь; якщо відправник дуже важливий, пише розгорнуте у відповідь лист (1% випадків), відправляє повідомлення в архів, так і не прочитавши (74% випадків), дає собі час, зазвичай день або два, щоб подумати над відповіддю (20% випадків). Тобто електронна пошта - це, перш за все, повільно. Будь-канал зв'язку, що має на увазі багато букв, не надто швидкий.
Але що робити, якщо вам потрібно дізнатися рішення вашого співрозмовника прямо зараз? Можна набирати номер? Бізнес-консультант Сайрус Стіллер вважає, що, так як тепер все користуються смартфонами, нам необхідно розширювати свої канали комунікації, але використовувати їх відповідно до наших потреб. Він каже: "Хочете отримати від мене відповідь за тридцять хвилин - телефонуйте. За дві години - пишіть СМС. Протягом дня - відправте повідомлення через месенджер. Через день або пізніше - напишіть на електронну пошту". Про телефоні він говорить наступне: "Набираючи мій номер, ви можете бути на сто відсотків упевнені, що я точно розумію, що ви хочете мені сказати, і що я отримав ваше повідомлення. Якщо ж ви соромитеся відривати мене від того, що я роблю, можливо, це не так уже й важливо ".
Коли однозначно не варто дзвонити
Чи є якісь правила, коли можна, а коли не можна дзвонити? Насправді вони формуються прямо зараз і, як на будь-якому перехідному етапі, ще не закріплені. Більш-менш усталена правило звучить так: якщо це не дуже важливий і термінова розмова, то краще спочатку написати. Але є випадки, коли однозначно не варто набирати номер людини по діловим питань. Наприклад, якщо ви отримали номер телефону від одного (колеги) і той, хто вам його дав, не уточнив, чи може незнайома людина вільно дзвонити - а номери потрібного вам людини немає у відкритому доступі. В цьому випадку краще уточнити у джерела, чи можна послатися на нього.
Не варто дзвонити, якщо на годиннику більше семи вечора. Так, можливо, для вас це дитячий час, і ви тільки почали втягуватися в робочий процес, але багато в сьомій вечора за краще викидати робочі питання з голови, щоб повернутися до них на наступний ранок.
Не дзвоніть, якщо питання, яке вас цікавить, вимагає обдумування. Чи не хочете ви працювати на нашу компанію? Скільки ви готові заплатити за наші послуги? Відповіді на ці питання важко дати похапцем, так що дайте людині час на роздуми. Найкраще для цих цілей підійде електронна пошта.
Не користуйтесь телефоном, якщо ваш колега або партнер - мілленіал. Молоді співробітники часто зізнаються, що раптовий дзвінок без попереднього імейл вони сприймають як вторгнення в свій особистий простір, а багато великих компаній зовсім відмовилися від телефонів на робочих місцях співробітників.
Коли краще скористатися телефоном
Гаразд, бувають випадки, коли без телефону не обійтися. Наприклад, якщо вам потрібно достукатися до державної структури. Щось підказує, що, якщо ви напишете їм в твіттер, вам доведеться чекати відповідь довго. Дуже довго.
Телефонуйте, якщо у вас дуже термінове і важливу справу, а ви не впевнені, що людина швидко відповідає на повідомлення. Або якщо ваш колега сам сказав, що телефон для нього - самий кращий канал зв'язку. В ідеальному світі все так і відбувається - люди зустрічаються і кажуть один одному: "Мене звуть Олександр, і я люблю, щоб мені дзвонили, а не писали в Facebook". Або навпаки: "Я Тетяна, ненавиджу розмовляти по телефону з незнайомими людьми". Крім того, варто дзвонити, якщо ви домовилися здзвонитися в певний час.
Що говорити?
Дуже часто, зателефонувавши до абонента, ми губимося, починаємо плутатися в словах і навіть забуваємо, що саме хотіли сказати. Щоб цього не відбувалося, бажано тримати в голові невелику пам'ятку. По-перше, увійдіть. Коли людина вперше дзвонить, щоб обговорити ділове питання, він часто забуває назвати своє ім'я або компанію, де працює, залишаючи співрозмовника мучитися здогадками. Просто скажіть: "Добрий день, мене звати Катерина Іванова, я з компанії ..." Якщо ви вже зустрічалися раніше і не впевнені, що людина запам'ятала ваше ім'я, розкажіть, де саме ви перетиналися. Щось на кшталт: "Добрий день, це Марина, ми зустрічалися з вами на бізнес-сніданку для любителів собачих перегонів".
По-друге, уточніть, чи зручно говорити вашому співрозмовнику: він може бути на конференції, на діловій зустрічі, у ванній в кінці кінців. Після того як ви представилися і переконалися, що вас готові слухати, можна переходити до суті. Чесне слово, забудьте про ввічливі питання на кшталт "Як поживає ваша собака?". Якщо ви не ветеринар, звичайно.
Як говорити?
Якщо вам дуже треба сподобатися людині на тому кінці стільникового вишки, використовуйте для цього дуже прості, але дієві прийоми. Для початку посміхніться і сидите так протягом усієї розмови, навіть якщо щелепу втомиться. Ви здивуєтеся, як багато всього зміниться після цього - посмішка завжди відчувається в розмові по телефону.
Другий важливий прийом - спробуйте повністю зосередитися на розмові. Якби на вашому місці був Юлій Цезар, він би встиг написати кілька листів, відкрити ІП і домовитися про бізнес-сніданку з колегою. І остаточно переконав би співрозмовника, що він невихований хам, тому що люди завжди відчувають, що ви не до кінця приділяєте їм увагу. Чи не розкладайте пасьянс, що не пишіть електронного листа, не просіть жестами колегу купити вам кави - всього на кілька хвилин повністю присвятіть себе розмови.
Про третьому прийомі все знають, але чомусь рідко його використовують. Звертайтеся до людини по імені. Якщо ви телефонуєте в якусь організацію, а механічний голос говорить вам: "Здрастуйте-Олена-чимось можу-допомогти", це означає, що людина у телефону ще не прокинувся, занурений у свої думки і не слухає вас. Скажіть: "Здрастуйте, Олена, а мене звати Анна", - і ось побачите, це подіє, як поцілунок на Білосніжку - співрозмовник оживе.
Електронна пошта і месенджери подарували людям, які не люблять говорити по телефону (а таких дуже, дуже багато), можливість уникнути цього. А самі телефонні дзвінки кілька дискредитували себе - безліч людей вже не бере трубку, якщо на екрані відображається незнайомий номер телефону: раптом знову реклама?
Так, дістатися до нас тепер набагато легше, ніж двадцять років тому. Навіть легше, ніж пару років назад, тому що кількість каналів зв'язку постійно збільшується: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Не відповідає на повідомлення в месенджері Facebook? Напишемо йому в Twitter, зателефонуємо в WhatsApp - і так до тих пір, поки смартфон у нещасного не стане розриватися від вібрації і у нього не здадуть нерви. Разом зі збільшенням кількості каналів комунікації змінюється і етикет їх використання. Колись важко було собі уявити, що ви будете писати людині по діловому питання в Facebook, тому що соцмережі були виключно особистим простором. Сьогодні ж важко уявити, що ви ось так візьмете і зателефонуйте незнайомій людині, якщо у вас, скажімо, є його електронну адресу.
Правила народжуються прямо зараз. Може бути, все через пару років ми будемо мати у своєму розпорядженні точний список месенджерів, обов'язковим для кожного типу бізнесу або посади, але поки цього списку немає, ми рухаємося інтуїтивно. Телефонні розмови все ще не зникли, але їх стало значно менше - не тому, що вони погані або незручні, а тому що у людей з'явився вибір. І якщо ви терпіти не можете говорити по телефону, може бути, зараз саме час вказати на своїй візитці Skype, Telegram або Twitter?
фотографії: AliExpress
