Останній ривок: Як швидко розправитися з робочими справами
олександра Савіна
До кінця тижня (та й до кінця року теж) наше єдине бажання - якомога швидше розібратися з робочими справами і нарешті почати відпочивати. Існує величезна безліч книг і посібників з тайм-менеджменту - знайти те, що підійде вам, неважко. Для тих, хто поки не готовий серйозно поглиблюватися в питання, ми зібрали кілька порад і прийомів, які допоможуть впоратися з робочими справами швидше і зроблять вас більш продуктивними.
Не прагніть до багатозадачності
Проста порада, якому насправді йдуть небагато людей: щоб швидко і добре впоратися із завданням, краще займатися тільки нею однієї і, по можливості, виключити всі відволікаючі фактори. Далеко не всім вдається однаково добре концентруватися на декількох справах одночасно, особливо якщо кожне з них вимагає занурення і уважності - через це страждає якість роботи.
Робочі чати, месенджери, електронна пошта - все це сильно відволікає. Подумайте, як ви можете позбутися від відволікаючих чинників - наприклад, не відповідайте відразу, як тільки спливає повідомлення про нове повідомлення, записуйте виникають по ходу роботи сторонні завдання, щоб вирішити їх пізніше, або групуйте схожі завдання і виділіть час протягом дня, щоб вирішити їх. Останнє дозволить менше відволікатися - не потрібно буде перебудовуватися з одного типу завдань на інший. Щоб дотримуватися цього принципу, будуть потрібні дисципліна і серйозна витримка - зате результат не змусить себе чекати.
Плануйте свій робочий день
Список справ - простий прийом, який сильно полегшує роботу: так можна оцінити реальний обсяг завдань і поставити собі реалістичні терміни на їх виконання. Як би не хотілося вірити в зворотне, але у всіх завдань різна ступінь важливості - так що, плануючи роботу, розставляйте пріоритети. Враховуйте, в який час дня ви найбільш продуктивні, і намагайтеся вирішувати найбільш важливі і складні завдання в цей час. Наприклад, багатьом звичніше починати день з перевірки робочої пошти, але це не завжди найкраще рішення - якщо ви найактивніше саме вранці, поки не втомилися і не розгубили уважність, краще залишити цей час для найбільш важких або творчих завдань, що вимагають концентрації.
Наради часто можуть розбивати день - наприклад, якщо вони проводяться через пару годин після початку робочого дня, за які ви не встигаєте закінчити хоча б одну задачу. Плануючи свій час, думайте про те, чи встигнете ви щось зробити до і після нарад або в проміжку між ними - може бути, простіше перенести нараду на ранок? Крім того, робота непередбачувана, і у вас в будь-який момент можуть виникнути непередбачені завдання. Тому краще, щоб план на день був не дуже щільним і в ньому залишався час для несподіванок - розраховуйте на 5-6 годин безперервної роботи.
Ставте собі дедлайни - і посилювати їх
Одна з причин, по яких ми не можемо впоратися з завданням швидше, - відсутність чіткого дедлайну: робота часто займає весь відведений під неї час. Особливо важливі терміни для важких завдань: дуже часто ми прокрастініруем і затягуємо роботу над складним завданням, тому що воно здається нам неосяжним - чіткий дедлайн допомагає зробити його більш зрозумілим.
Для початку спробуйте скорочувати роботу над завданням, на яку ви зазвичай витрачаєте кілька годин, на півгодини-годину - можливо, ви й самі не помітите, як впораєтеся з усім швидше звичайного. Правда, тут варто бути обережніше - ставте собі реалістичні терміни (не варто намагатися зробити все денні справи за дві години) і не доводьте себе, якщо впоратися завданням за відведений час не вдалося: працювати в режимі постійного стресу і паніки не варто нікому.
Приділяйте неважливим завданням менше часу
Не всі робочі завдання однаково важливі - так що не варто витрачати на них однаковий час. Саймон Рейнольдс, бізнес-наставник, радить залишати на дрібні завдання десять хвилин або навіть менше: найчастіше вони не вимагають ідеального виконання, так що ними можна пожертвувати, щоб зайнятися більш важливими завданнями. За словами Рейнольдса, так можна заощадити до 90 хвилин в день - головне цілеспрямовано кілька разів на день намагатися скоротити час на завдання. До того ж один з кращих способів увійти в ритм на початку робочого дня - виконати невелику (це важливо!) І не найважчу задачу. Це можна порівняти з ранкової розминкою: ви відчуєте себе краще і зможете зайнятися іншими справами.
Інший корисний прийом - спробуйте витрачати на прийняття рішень всього декілька хвилин. На роздуми ми часто витрачаємо багато часу, але не завжди від цього прийняті рішення стають краще. Якщо ви помічаєте за собою, що часто знаєте вірне рішення, але тягнете час, спробуйте ставити собі 60-секундний дедлайн.
Виберіть відповідну схему тайм-менеджменту
Існує безліч прийомів, які допомагають стати продуктивніше і краще побудувати свій день - головне знайти свій. Один з найпоширеніших - "техніка помідора" (її творець користувався таймером в формі помідора). В основі лежить проста логіка: нам потрібен час, щоб включитися в роботу і виконувати її ефективно, і час на відпочинок. "Техніка помідора" має на увазі, що ви ділите свою роботу на блоки - "помідори".
Потрібно поставити таймер на 25 хвилин (це і є один "помідор"), під час яких ви будете займатися тільки роботою, не відволікаючись ні на що інше. Після того як таймер продзвонити, зробіть п'ятихвилинну перерву, а потім почніть новий блок. Після трьох-чотирьох 25-хвилинних блоків зробіть довшу паузу і відпочиньте 15-30 хвилин.
Не обов'язково строго дотримуватися цих цифр: тимчасові проміжки можуть бути будь-якими, головне не надто короткими - інакше ви не будете встигати зробити певний обсяг роботи, не відволікаючись. Цей прийом дуже ефективний: за блок часу, в який ви не займаєтеся нічим, крім роботи, можна встигнути набагато більше. Крім того, в "помідорах" можна вимірювати, скільки часу ви витрачаєте на ту чи іншу задачу, - і краще спланувати свій час.
Подумайте, від чого можна відмовитися
Важливо адекватно і строго оцінювати обсяг своєї роботи - тоді й виконати її вийде швидше. Коуч Марк Маккартні радить холоднокровно відкинути все зайве: оцінити, які з ваших завдань є найголовнішими і важливими, а які ви можете безболісно залишити (ну, або спробувати делегувати). За словами Маккартні, дуже часто ми погоджуємося зробити щось на автоматі, не замислюючись, чому це завдання має значення і чи дійсно вона така важлива.
Критичний підхід допомагає зробити своє життя простіше і розставити пріоритети. На практиці ця рекомендація в першу чергу стосується електронної пошти - подумайте, як можна оптимізувати процес (наприклад, використовувати шаблони або автоматичні відповіді для листів, які не потребують вдумливого відповіді) і чи дійсно всі повідомлення варті того, щоб на них відповідати.
робіть перерви
Ви і так це знаєте: втомлена людина просто не може працювати ефективно. Часто, щоб зробити більше, ми прагнемо працювати довше і без пауз, хоча надійти коштує рівно навпаки. Кожен, хто відмовився від студентської звички спати по кілька годин на добу, знає на своєму досвіді, що якщо добре висипатися і вечорами відпочивати від робочих справ, ви станете набагато продуктивніше і зможете зробити набагато більше, ніж якщо б прийшли на роботу напівсонним. Крім того, у міру можливості робіть паузи. При цьому (і це ви теж знаєте) перерва повинна бути якісним: не варто залипати в смартфоні або починати гортати фейсбук - краще ненадовго відійти від комп'ютера і відволіктися від потоку інформації.
Будьте чесні з собою
Мабуть, найголовніша порада: тільки ви можете точно зрозуміти, що заважає вашій продуктивності. Часто ми встигаємо менше через усталених звичок - і тут варто чесно зізнатися собі, що варто змінити. Приходячи на роботу, ви витрачаєте двадцять хвилин на те, щоб включитися в процес? Любіть підлягає пити каву з колегою по обіді? Постійно перемикаєтеся між завданнями і не можете сконцентруватися на чомусь одному? Липкі в месенджерах? Ви знаєте, що робити.