Чекліст: 8 ознак, що ви не вмієте розподіляти час
олександра Савіна
Здавалося б, оцінити ефективність навичок тайм-менеджменту дуже просто: якщо ви встигаєте виконати всі справи в зазначений термін або здатні в критичній ситуації прискоритися і зробити завдання якомога швидше, то все в порядку. Але іноді проблеми з розподілом часу не так очевидні - наприклад, якщо ви все встигаєте, але з разу в раз відчуваєте, що дієте на межі можливостей. Розбираємося, як це зрозуміти - і що з цим робити.
1
Ви не можете оцінити, скільки часу займе ваше дію
Якщо ви помічаєте, що стабільно спізнюєтеся на п'ять-десять хвилин (на роботу, на зустріч з друзями і куди тільки не), можливо, проблема в тому, що ви не до кінця уявляєте, скільки часу у вас займають різні завдання. Таке буває - ви начебто впевнені, що справа нескладна, і тільки в самому кінці розумієте, що вам би в нагоді додаткові десять хвилин.
Хороша новина в тому, що з цим можна впоратися: якщо помічаєте за собою схильність планувати все впритул, просто закладайте на кожну справу в два рази більше часу - або хоча б ті самі п'ятнадцять додаткових хвилин. Цей прийом багато хто використовує і при плануванні робочого дня: пам'ятайте, що в стрункий список завдань завжди може вклинитися непередбачений форс-мажор.
2
У вас немає чіткого плану на день
Список справ на день - один з найбільш простих і ефективних інструментів тайм-менеджменту: завдяки йому ви легко зрозумієте, скільки часу у вас йде на завдання і де система дає збій. Все це, звичайно, не означає, що ви обов'язково повинні розраховувати день аж до хвилини - але хоча б приблизно розуміти список питань і продумати, чим і в якій послідовності ви будете займатися, завжди корисно.
Багатьом в роботі і поза нею заважає відчуття, що проблем дуже багато і незрозуміло, за яку з них братися в першу чергу. Щоденник або план справ вирішать це завдання і додадуть в день конкретики: список пунктів лякає куди менше, ніж хаос в голові.
3
Ви боїтеся делегувати справи
"Якщо хочеш зробити щось добре, зроби це сам" - популярна, але не сама продуктивна ідея: завжди є ризик набрати таку кількість справ, що ви з ними просто не впораєтеся. Якщо ви звикли стежити за процесом від початку до кінця і не готові відпустити контроль, але це починає заважати продуктивності, подумайте, чи не час делегувати частину завдань комусь ще.
І якщо відпустити робочі питання ви поки не готові, то прибирання цілком можна довірити комусь іншому, а замість готування після напруженого дня - замовити їжу додому. Час, що звільнився можна витратити на відпочинок - щоб на наступний день бути продуктивніше.
4
Ви не розставляєте пріоритети
Щоб оптимізувати час, мало зрозуміти, що вам потрібно зробити за день - потрібно ще й оцінити, що важливо зробити прямо зараз, а що може почекати. "Дуже часто ми відкладаємо саме важливі завдання, ті, які на нас тиснуть - через розумових зусиль, які доводиться прикладати, щоб на них сконцентруватися", - говорить коуч Кімберлі Медлок.
Простіше відповісти на десяток листів, хоча вони і не вимагають термінової реакції, чим зайнятися великим і важливим звітом, який потрібно здати скоріше - хоча продуктивніше приділити увагу саме другого. Якщо це ваш випадок - спробуйте переглянути пріоритети: як би не було важко братися за об'ємну роботу, ви напевно будете вдячні собі, що зробили це.
5
Ви намагаєтеся робити десять справ одночасно
Не всі експерти вважають багатозадачність такою вже гарною ідеєю. І якщо з двома механічними справами (наприклад, одночасно слухати подкаст і гладити) впоратися легко, то два дії, що вимагають невідривного уваги (наприклад, дивитися серіал і намагатися паралельно відповідати на електронну пошту), поєднати вже складніше - швидше за все, ви просто будете швидко перемикатися з одного завдання на інше.
Попри те, що підказує логіка, ви напевно швидше впораєтеся зі справою, якщо будете приділяти увагу тільки йому. Можна спробувати знамениту "техніку помідора": заведіть таймер на двадцять п'ять хвилин і ні на що в цей час не відволікайтеся - коли час вийде, можна зробити п'ятихвилинну перерву.
Можна спробувати і менш суворі методи - наприклад, виділяти конкретний час під певну задачу (дедлайн змушує працювати швидше - головне не перенапружуючи) або просто постаратися мінімізувати зовнішні подразники. Почніть з електронної пошти: замість того, щоб кидатися перевіряти її раз в півгодини, виділіть на це кілька хвилин два або три рази на день.
6
Ви не відпочиваєте
Після студентських років багатьох чекає важке відкриття: чи не спати всю ніч безперервно, а потім як ні в чому не бувало йти у справах уже не виходить. Ви і самі напевно помічали, що в дні, коли ви не виспалися або просто дуже втомилися, ви відволікаєтеся набагато частіше, а робота йде набагато повільніше, ніж могла б.
У таких випадках завжди є ризик потрапити в небезпечну колію, коли ви розумієте, що за день вийшло дуже мало і до пізньої ночі закінчуєте справи - щоб на наступний день знову не виспатися і працювати менше, ніж могли б. Якщо ловите себе на цьому, знайте, що найкращий помічник продуктивності - хороший сон (не забувайте про його гігієну!).
7
Ви не знаєте, як сказати "ні"
Занадто багато завдань просто неможливо виконати добре: намагаючись встигнути все і відразу, на певному етапі вам, можливо, доведеться пожертвувати або якістю, або термінами. Навколо вас завжди знаходяться ті, хто просить про послугу або послуги, вам здається, що нічого страшного ще в одному маленькому справі немає - поки не розумієте, що численні прохання заважають вашим власним, набагато важливішим для вас справах.
Переоцінити то, скільки завдань ви здатні взяти на себе, так само легко, як і помилитися з часом, яке на них потрібно, - а все це, в свою чергу, може призвести до вигоряння. Саме тому так важливо навчитися вчасно говорити "ні": краще відразу відмовитися робити щось, ніж завалити терміни, зробити все погано або просто вимотатися.
8
Ви намагаєтеся переробити свій ритм
Найчастіший порада, яку можна почути, коли мова заходить про продуктивність: "Просто встань раніше і зроби побільше з ранку" - саме так нібито надходять Анна Вінтур, Тім Кук і Річард Бренсон. Можливо, надихнувшись їх прикладом, ви встаєте о п'ятій ранку, щоб потренуватися, зустрітися за сніданком з подругою і вже о дев'ятій виявитися за офісним столом - але замість бадьорості і готовності швидко покінчити зі справами відчуваєте себе розбитим і втомленим.
На жаль, універсального рецепта продуктивності не існує. Цілком можливо, що вам буде простіше тренуватися і зустрічатися з друзями не рано вранці, а ввечері після роботи - а пік вашої продуктивності доводиться не на дев'ятій ранку, а на третій годині дня, після обідньої перерви. Замість того, щоб намагатися стати жайворонком, прислухайтеся до організму - так ви будете почувати себе набагато краще.
фотографії: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com